现实环境中，我们在待人处事之间，常会根据对方的言行谈吐、用字遣辞来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的讯息。相对地，自己也会因应不同的场合、对象来表现自己的意见与想法。
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2 ^' u8 a: e* v, c* Q2 g在使用Email时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、声调、表情，因此在文字上的表达就更显得重要。通常在撰写寄发Email时，有以下几点需要特别注意的：
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*.内容简单明了% D/ q6 p! _5 i- y/ S# g
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大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。# N9 Z/ \6 K8 S% R: K$ t& u2 C1 Q
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*.语意清楚：4 t+ T0 ?# n6 H
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写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。
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* o! }/ [7 n+ y5 n. y3 M* ?*.避免情绪化用词：2 ~$ P/ _7 R% I, |& Z
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建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。 & J* _. h3 z9 q: X0 f
, s( ]! s$ b2 h. C: l*.适当的引言：" n3 V. d5 N, O* V2 `# D) c
( _! P- F1 _( {. w _8 Y. `1 t# p; ]; ~在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。9 T6 d, J; n# Z0 K3 Y+ T" ]8 M
0 D6 B0 Z; x3 ^+ X0 @- r*.记得署名：
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) Q8 Z, y. D8 D4 u对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。
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*.文法/错别字检查：
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在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。
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以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！( @. C( b) t" ?* L/ ?9 l
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来源：智邦生活馆 |
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发表于 2014-1-17 14:53:08
